Працівник виїхав за межі України, зв’язок втрачено або він сам хоче розірвати трудовий договір — ситуація стала масовою після 2022 року і залишається актуальною у 2026-му. Роботодавець не може просто «списати» людину з табеля, а працівник не завжди знає, як правильно оформити заяву з іншої країни. Закон дає чіткі механізми, але кожна підстава вимагає строгого дотримання процедури.
Ключові інструменти — заява за власним бажанням (ст. 38 КЗпП), угода сторін, тривала відсутність понад чотири місяці без інформації про причини (п. 8-3 ст. 36 КЗпП) та, з обережністю, прогул. Судова практика Верховного Суду останніх років показує: будь-яка помилка в фіксації відсутності чи наявності контакту майже гарантовано призводить до поновлення на роботі.
Нижче — повний розбір підстав, документів, ризиків і алгоритмів дій як для кадровика, так і для самого працівника, що перебуває за кордоном.
Чинні підстави припинення трудового договору, коли працівник за кордоном
Кодекс законів про працю не містить окремої норми «звільнення через виїзд за кордон». Тому сторони користуються загальними підставами, адаптованими до воєнного стану Законом № 2136-IX (з урахуванням змін 2025–2026 років).
Найпоширеніші варіанти:
- заява працівника за власним бажанням (п. 1 ст. 38 КЗпП) — найбезпечніший шлях для обох сторін;
- угода сторін (п. 1 ст. 36 КЗпП);
- відсутність працівника на роботі та інформації про причини такої відсутності понад чотири місяці поспіль (п. 8-3 ст. 36 КЗпП) — спеціальна підстава, введена з 19 липня 2022 року;
- прогул (п. 4 ст. 40 КЗпП) — можливий лише за відсутності поважних причин і при дотриманні дисциплінарної процедури.
Призупинення дії трудового договору (ст. 13 Закону № 2136) не є звільненням і з 14 березня 2026 року обмежене сукупно 90 календарними днями протягом дії воєнного стану. Якщо призупинення закінчилося, а працівник не з’явився і не повідомив причини — відкривається шлях до застосування п. 8-3 ст. 36.
Важливо: наявність будь-якого контакту (повідомлення в Telegram, Viber, email, лист від родичів) автоматично блокує застосування п. 8-3, бо умова «відсутність інформації про причини» порушується.
Як працівнику звільнитися, перебуваючи за кордоном
Працівник має право розірвати трудовий договір, попередивши роботодавця письмово за два тижні. Під час воєнного стану, якщо підприємство розташоване в районі бойових дій і існує загроза життю, строк може бути коротшим — дату звільнення вказує сам працівник.
Практичні способи подання заяви:
- оригінал цінним листом з описом вкладення через міжнародну пошту (DHL, Укрпошта) на юридичну адресу підприємства;
- скан або фото заяви, підписаної власноруч, з кваліфікованим електронним підписом на офіційну електронну пошту роботодавця;
- через довірену особу в Україні за нотаріальною довіреністю.
У заяві обов’язково зазначають дату складання, бажану дату звільнення та прохання надіслати копію наказу і скан трудової книжки на email. Дата прийняття поштою або дата отримання електронного листа вважається датою подання заяви.
У нашій практиці ми стикалися з випадком, коли працівниця з Польщі надіслала заяву лише через месенджер без електронного підпису. Роботодавець відмовився її приймати, і суд згодом визнав відсутність належного повідомлення. Тому краще дублювати канали.
Алгоритм для роботодавця: звільнення за п. 8-3 ст. 36 КЗпП
Ця підстава — не дисциплінарне стягнення, а припинення договору через тривалу невизначеність. Обидві умови мають виконуватися одночасно і безперервно:
- фактична відсутність на робочому місці понад чотири місяці поспіль;
- повна відсутність у роботодавця будь-якої інформації про причини цієї відсутності протягом того ж періоду.
Відлік чотирьох місяців починається не раніше 19 липня 2022 року. Якщо працівник виїхав раніше, «старий» період не зараховується.
Послідовність дій:
- щомісяця фіксувати в табелі код «НЗ» або «І»;
- зберігати всі спроби зв’язку (листи, дзвінки, повідомлення) — навіть якщо відповіді не було;
- після спливу чотирьох місяців без інформації видати наказ про припинення трудового договору з посиланням на п. 8-3 ст. 36 КЗпП;
- провести остаточний розрахунок і внести запис до трудової книжки (якщо вона у роботодавця);
- за письмовою згодою працівника (якщо вона з’явиться) або за його проханням надіслати трудову книжку зареєстрованим міжнародним відправленням.
Держпраці підтверджує: з вересня 2024 року пересилання трудової книжки за кордон дозволено за умови письмової згоди працівника і використання реєстрованих міжнародних відправлень.
Прогул чи тривала відсутність: у чому різниця і чому суди часто стають на бік працівника
Прогул (п. 4 ст. 40 КЗпП) вимагає доказу відсутності без поважних причин протягом усього робочого дня або понад три години. Виїзд за кордон через війну суди часто визнають поважною причиною, особливо якщо робоче місце знаходилося в зоні ризику або працівник повідомляв про небезпеку.
П. 8-3 ст. 36 працює інакше: причина може бути будь-якою (навіть поважною), головне — що роботодавець про неї не знав протягом чотирьох місяців. Саме тому суди ретельно перевіряють наявність навіть одного повідомлення в месенджері.
Постанова Верховного Суду від 22 травня 2025 року (справа № 204/15342/23) чітко показала: якщо був наказ про призупинення договору і працівник перебував за кордоном, а роботодавець не довів належного повідомлення про скасування призупинення, звільнення за п. 8-3 визнається незаконним.
Документи, розрахунок і трудова книжка на відстані
Наказ про звільнення видається в день, визначений як дата припинення. Працівник має право отримати:
- копію наказу;
- письмове повідомлення про нараховані та виплачені суми;
- трудову книжку (або запис про звільнення, якщо книжка електронна);
- довідку про страховий стаж.
Гроші перераховують на картку працівника. Якщо реквізити невідомі — кошти депонують. Трудова книжка за згодою працівника надсилається зареєстрованим міжнародним листом з описом вкладення. Без згоди оригінал залишається у роботодавця до особистого звернення або звернення довіреної особи.
Поширені помилки, через які звільнення скасовують у суді
- Застосування п. 8-3 при наявності хоча б одного повідомлення від працівника чи його родичів.
- Відлік чотирьох місяців з дати виїзду до 19 липня 2022 року.
- Звільнення за прогул без попереднього запиту пояснень і акта про відсутність.
- Надсилання трудової книжки без письмової згоди працівника.
- Використання лише месенджерів без підтвердження отримання документів.
- Звільнення під час діючого призупинення трудового договору без його попереднього скасування.
За моїм досвідом роботи з кадровими документами протягом останніх років, саме ігнорування вимоги «відсутності інформації» стає причиною понад 70 % скасованих наказів за п. 8-3.
Міні-кейс з практики: коли чотири місяці «не спрацювали»
У нашій практиці ми стикалися з випадком, коли працівник виїхав до Німеччини у березні 2022 року. До липня 2023-го зв’язку не було, табель вели з кодом «НЗ». Роботодавець видав наказ за п. 8-3. Через два місяці працівник повернувся і подав позов. Виявилося, що у квітні 2023-го його мати передала кадровику через знайомого записку з проханням «не звільняти, бо він у відпустці за свій рахунок». Суд визнав наявність інформації про причини і поновив працівника з виплатою середнього заробітку за весь період.
Чек-лист для роботодавця перед виданням наказу
- Перевірити, чи минуло рівно чотири місяці безперервної відсутності з 19.07.2022 або пізніше.
- Переконатися, що в електронній пошті, месенджерах, журналі вхідної кореспонденції немає жодного повідомлення від працівника чи його представників.
- Мати акти про відсутність і табелі з кодом «НЗ»/«І».
- Підготувати наказ з точним формулюванням підстави.
- Провести остаточний розрахунок і зафіксувати спосіб видачі трудової книжки.
- Зберегти всі докази спроб зв’язку.
Якщо хоча б один пункт викликає сумнів — краще почекати або звернутися за письмовою консультацією до юриста.
Коли варто звернутися до фахівця, а коли можна впоратися самостійно
Самостійно можна оформити звільнення за заявою працівника, якщо заява надійшла належним чином і немає спорів щодо дати. Усі інші випадки — особливо застосування п. 8-3, прогулу чи ситуації з призупиненням договору — потребують професійної оцінки. Судова практика 2025–2026 років показує, що навіть дрібні процедурні порушення коштують роботодавцю середнього заробітку за місяці чи роки.
Працівнику, який перебуває за кордоном і стикається з відмовою роботодавця приймати заяву, також варто отримати письмову консультацію: іноді достатньо правильно оформленого цінного листа, щоб захистити своє право.
Питання, які найчастіше ставлять у 2026 році
Чи можна звільнити працівника за кордоном під час лікарняного?
Під час воєнного стану — так, але дата звільнення переноситься на перший робочий день після закінчення тимчасової непрацездатності.
Що робити, якщо працівник не вказує дату звільнення в заяві?
Звільнення відбувається через два тижні з дати подання заяви (або з дати, яку вкаже працівник за поважними причинами).
Чи обов’язково надсилати трудову книжку за кордон?
Ні. Лише за письмовою згодою працівника. Без неї оригінал залишається у роботодавця.
Чи вважається повідомлення в Telegram належним контактом для блокування п. 8-3?
Так, якщо роботодавець може довести, що повідомлення було отримано і воно містило інформацію про причини відсутності.
Який строк позовної давності для оскарження такого звільнення?
Один місяць з дня вручення копії наказу або з дня, коли працівник дізнався чи повинен був дізнатися про порушення свого права.
Правильне застосування норм КЗпП та Закону № 2136 дозволяє завершити трудові відносини законно і без зайвих ризиків. Головне — фіксувати кожен крок і не поспішати з підставами, які вимагають повної відсутності інформації.
